個人情報保護方針


 きたかみ行政書士事務所(以下、「当事務所」という。)は、当事務所の主業務である行政書士業務において取り扱う個人情報の保護が当事務所にとって重要な責務であることを認識し、当方針を制定し全職員に周知徹底するとともに、確実に実行します。

 

1. 個人情報保護方針の目的
 個人情報保護のための「個人情報保護方針(以下、「本方針」という。)」を策定し、全職員に周知徹底するとともに、これを実施し、維持し、改善し、個人情報の安全性及び信頼性の確保に努めます。

 

2. 個人情報の取扱いについて
 当事務所は、行政書士業務に関する個人情報の取扱いについて、業務実態に応じた個人情報保護のための管理体制を確立するとともに、事務所内規程に従い適切かつ慎重に取り扱います。


1) 個人情報の取得について
 個人情報を取得する際には、本人に対し利用目的を明確に定めて通知又は公表し、その目的の達成に必要な限度において適法かつ公正な手段を用います。

 また、本人より直接書面によって個人情報を取得する場合は、通知文を作成し本人の同意を得るものとします。


2) 個人情報の利用について
 個人情報の利用は、本人より同意を得た利用目的の範囲内で行います。また、当事務所では目的外利用を行わないための措置を講じます。目的外利用の必要性が生じた場合は、法令により許される場合を除き、その利用について本人の同意を得るものとします。
 当事務所では、個人情報を以下の目的で利用させていただきます。


■お客様情報の利用目的:
・受託業務の履行のため(顧客との契約に基づき、顧客の依頼事項にのみ応じます。)

・顧客管理のため

・ダイレクトメール印刷、発送のため
・ホームページ運営のため


■職員情報の利用目的:
・業務上の連絡、情報交換、勤怠管理、給与の支払い、評価、福利厚生、安全衛生等の労務管理その他労働関係法令、税関係法令及び社会福祉関係法令等に定められた義務の履行
・事務所内規程に定められた各種手続の受理、履行及び管理
・官公庁、参加団体等への届出・報告
・非常時の連絡

3) 個人情報の外部委託について
 当事務所は、本人に明示した利用目的の範囲内で、個人情報を取り扱う業務を外部委託する場合があります。
 委託先に対しては、契約書等で個人情報の取扱いに関する事項を定め、個人情報の安全管理について必要かつ適切な監督を行います。


4) 第三者提供の制限
 当事務所では、当事務所で取り扱う個人情報を以下の場合を除き、第三者に提供いたしません。
・本人の同意を得ている場合


5) 個人情報の開示・訂正・利用停止等について
 個人情報の開示・訂正・利用停止等(以下、「開示等」という)を希望される場合は、当事務所の担当窓口までご連絡ください。ご本人であることを確認したうえで、遅滞なく回答いたします。
・開示等のお申し出に必要な書類
 開示等のお申し出をされる場合、「個人情報開示等請求書」(任意様式。記載内容及び本人確認書類はお問い合わせください。)に必要書類を添付のうえ、郵送、来所またはFAX にてご請求ください。
・開示等の請求書の送付先
 本方針「5 苦情及び相談への対応について」の【お問い合わせ窓口】
・開示対象個人情報に関する個人情報保護管理者
 個人情報管理責任者:所長 佐藤 茂


3. 個人情報保護に関する法令・国が定める指針その他の規範の遵守について
 当事務所は、確実な個人情報保護の実現のため、個人情報の保護に関する法令及び国が定める指針、その他の規範、行政機関等が定めた個人情報保護に関する条例・規範・ガイドライン等を遵守します。


4. 安全対策の実施について
 当事務所は、個人情報の正確性及び安全性を確保するために、情報セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏えい等の予防に努めます。
 同時に、事故が発生した場合に備えて、証拠を保全しその原因が追求できるような体制を構築するとともに、万一事故が発生した場合でも迅速かつ適切に対処して、事故の再発防止等、その是正のため最大限の努力をいたします。


5 苦情及び相談への対応について
 当事務所に対する苦情、本個人情報保護方針の関するご質問等がございましたら、以下に定めるあて先に、氏名、住所、返信用メールアドレス(メールでのお問い合わせの場合)、及びお問い合わせの内容を記載した文書を電子メールまたは郵送にてお送りください。
 当事務所は、お問い合わせをされた方の個人情報を、当事務所から回答させていただく目的でのみ利用いたします。

  

【お問い合わせ窓口】
 きたかみ行政書士事務所

  〒024-0091 岩手県北上市大曲町1‐27 丹波ビル2号

    個人情報管理責任者:所長 佐藤 茂
    電話:0197-72-5098
    FAX:0197-72-5091

           MAIL iwate@kita-gyosei.jp 

 


6. 個人情報保護方針の継続的な改善について
 当事務所は、定期的な内部監査や当事務所の代表者による見直しを通じて、「個人情報保護方針」の継続的な改善に努めます。


7. 個人情報保護方針の公開について
 この個人情報保護方針は、当事務所のWeb サイト(http://www.kita-gyosei.jp)で当事務所内外に公開するほか、必要に応じて他のメディアでも公開します。

 

 

制定年月日:平成25年6月1日

 

きたかみ行政書士事務所
    所長  佐藤  茂